Hoe schrijf je een professionele e-mail?

Mailen, het is snel en efficiënt. Maar vaak wordt onderschat in welke mate je mailstijl een impact heeft op het beeld dat de ontvanger van jou krijgt.

Wil je graag een professionele indruk maken?

Lees dan deze 12 tips:

1. Gebruik altijd een standaardlettertype

Standaardlettertypes, zoals Times New Roman of Arial, zijn op bijna elke computer geïnstalleerd. Wanneer je een exotischer lettertype gebruikt dan zou het best wel eens kunnen dat de bestemmeling dit heel anders te zien krijgt dan jij. Dat doe je dus beter niet.

Plaats ook nooit meer dan één woord of een korte reeks woorden cursief of vet.

Knip en plak je tekst uit een ander document? Zorg er dan voor dat je dit in hetzelfde lettertype en in dezelfde grootte plaatst als de rest van de tekst.

2. Voeg een duidelijke omschrijving toe in de onderwerpregel

Kort maar duidelijk, zodat de lezer onmiddellijk weet waarover je bericht gaat. Vermijd vage omschrijvingen en misplaatste humor indien de mail informatief bedoeld is. Duidelijkheid is wat telt.

3. Verstuur je mail vanuit een professioneel mailadres

Een hotmail-adres geeft zelden een goede eerste indruk. Ben je een startende professional? Zorg dan dat je over een eigen domeinnaam beschikt en mail steeds vanuit die domeinnaam.

4. Gebruik een gepaste aanspreking en gepast register

• Aanspreking

In een eerste contact is een aanspreking als ‘Geachte mevrouw/meneer [achternaam],’ zeker niet overdreven. Bij een vervolgmail of een tweede contact opteer je dan best voor een dubbele aanspreking zoals:

Geachte mevrouw/meneer [achternaam],
Beste [voornaam],

Antwoordt deze persoon in de volgende mail met ’ Beste [voornaam]’ dan betekent dit dat je van dan af elkaar met de voornaam mag aanspreken. Dit houdt ook in dat je een iets vertrouwelijkere stijl mag hanteren, zonder daarbij al te vriendschappelijk of los te worden. Wanneer je iemand met de voornaam mag aanspreken, dan geeft dat je geen vrijgeleide tot een al te familiair of los taalgebruik.

• Je of u?

Dat blijft altijd een moeilijke afweging in het Nederlands, en dat geldt al helemaal in Vlaanderen. In de regel is ‘je’ nu de meest gebruikte vorm. Gebruikt de afzender consequent de u-vorm? Dan blijft een antwoord in de u-vorm de veiligste keuze.

• Afscheidsformule

Je eindigt je bericht best niet al te hoogdravend. Een afscheidsformule als ‘hoogachtend’ komt veelal te formeel over. ‘Groetjes’ daarentegen is weinigzeggend, vlak, grijs, op het randje van saai… Leg dus gerust wat persoonlijkheid in je mails door te opteren voor een persoonlijke toets, zoals ‘Met hartelijke groet’, ‘Lentegroet’, ‘Warme kerstgroet’, … Een sportcoach kan zijn mails bijvoorbeeld eindigen ‘Met sportieve groet’. Denk daar dus even over na en leg er een vleugje persoonlijkheid in.

5. Schrijf een korte inleiding

Val nooit rechtstreeks met de deur in huis, maar geef eerst een kort overzicht of inleiding.

6. Gebruik enkel “Allen beantwoorden” of “Reply to all” als het echt nodig is

Je valt beter geen ellenlange lijst van bestemmelingen lastig met vragen die eigenlijk maar voor één iemand bedoeld zijn. Is het echt nodig dat iedereen jouw bericht ontvangt? Luidt het antwoord “nee”?  Dan klik je op “Beantwoorden” of “Reply”.

7. VERMIJD HOOFDLETTERS

Niks irritanter dan mails lezen die helemaal in hoofdletters werden geschreven. Dat geeft een schreeuwerige, labiele of op zijn minst boze indruk. DOE DIT DUS NIET! NOOIT, NEVER, JAMAIS!

8. Controleer of de bijlages er wel aan hangen

Het overkomt de beste wel eens: een mail verzenden zonder bijlage. Check dit dus vóór je op verzenden klikt om te voorkomen dat je je volgende mail moet starten met “Sorry”…

9. Lees na

Lees je bericht altijd een laatste keer volledig na vóór je op ‘Verzenden’ klikt.  Is de boodschap duidelijk? Zit de toon van de boodschap goed? Staan er geen storende taal- of spelfouten in de tekst?

10. Vermijd emoticons

Emoticons komen vaak een beetje kinderlijk over. Ze kunnen echter wel nuttig zijn om aan te geven of je een uitspraak meent dan wel schertsend bedoelt. Mails zijn efficiënt en snel, maar wat ze net als iedere schriftelijke tekst missen is intonatie. Daardoor kunnen mails makkelijk veel harder overkomen dan ze bedoeld zijn.

11. Beantwoord je mails altijd binnen de 24 uur

Mensen houden niet van wachten. Indien de afzender een antwoord van je verwacht, dan doe je dat bij voorkeur binnen de 24 uur. … Weet je dat dit niet zal lukken, dan stuur je best een kort bericht waarin je de ontvanger laat weten dat je bijvoorbeeld de nodige opzoekingen zal doen en tegen wanneer deze een antwoord mag verwachten.

12. Hou de toon van je mail professioneel

Het kan geen kwaad om af en toe een vleugje van je persoonlijkheid te laten doorschemeren in je mails, maar waak erover dat je mails en je woordgebruik steeds professioneel blijven.

Wil je een mailtekst laten nalezen op fouten?

Loop je vast op een tekst of wil je graag professioneel advies? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder.

Lees ook onze andere tips.